Vacature Office Manager

Als Office Manager ben jij het organisatorische en operationele zwaartepunt van onze kmo van ongeveer 45 medewerkers. Jij bewaakt de dagelijkse werking en zorgt dat mensen, middelen, gebouwen en processen vlot op elkaar aansluiten. Je ontzorgt het management en fungeert als spilfiguur tussen kantoor, magazijn, field en externe partners.

Je rol is breed en verantwoordelijk, met impact op bijna elke schakel van de organisatie. Je bewaart het overzicht, brengt structuur en zorgt dat externe partners, interne teams en het management vlot op elkaar afgestemd zijn.

Kerntaken binnen deze functie zijn:

Interne organisatie

Je zorgt dat de dagelijkse werking vlot loopt. Je beheert telefoon, post, algemene mailbox en inkomende administratie en zorgt dat vragen, dossiers en informatie correct worden opgepikt en bij de juiste persoon terechtkomen. Je helpt structuur brengen in administratie, documenten en afspraken, zodat overzicht bewaard blijft, ook wanneer het druk is.

Operationele ondersteuning

Je ondersteunt de operationele werking door materiaal en kledij te bestellen, lijsten bij te houden en leveranciers op te volgen. Je vraagt offertes op, vergelijkt opties en onderhandelt waar mogelijk. Je controleert leveranciersfacturen en grijpt in wanneer iets niet klopt, zodat kosten en afspraken onder controle blijven.

Daarnaast beheer je het wagenpark van A tot Z en coördineert ongevallen en schadedossiers in samenwerking met garages, verzekeraars en experten. Je volgt  gebouwen, onderhoud, alarmen en praktische facility op. Je bewaakt veiligheids- en preventiedossiers en beheert nutsvoorzieningen zoals meterstanden, energieleveranciers en factuurcontrole.

Administratieve ondersteuning

Je ondersteunt finance door facturen en onkosten correct te verwerken en administratief op te volgen, inclusief SAP-input en interne referenties. Je helpt bij cashflow-opvolging en administratieve dossiers zoals KMO-portefeuille, visa’s en bankformaliteiten.
Daarnaast fungeer je als intern aanspreekpunt voor externe partners (IT, telefonie, internet), je coördineert vragen en problemen, bewaakt de opvolging en zorgt dat systemen en tools praktisch blijven werken voor iedereen.

• Je bent een natuurlijke leider die structuur brengt, anderen motiveert en commerciële feeling koppelt aan analytisch inzicht. Jij houdt het overzicht, ook als de druk stijgt.Je herkent jezelf in dit profiel:
  • Je bent een natuurlijke organisator die rust brengt, vooruitdenkt en energie haalt uit ontzorgen. Jij houdt het overzicht en bent een multitasker.
  • Je hebt minstens 3 tot 5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende of coördinerende rol binnen een kmo.
  • Je werkt uiterst gestructureerd en nauwkeurig, en houdt van duidelijke processen.
  • Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
  • Je bent discreet, betrouwbaar en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
  • Je schakelt vlot tussen verschillende taken en prioriteiten.
  • Je bent proactief: je ziet werk liggen en neemt initiatief.
  • Je spreekt vlot Nederlands en hebt kennis van Frans en/of Engels.
  • Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je beschikt over een rijbewijs B.

Je komt terecht in een warme familiale werkomgeving waar vertrouwen centraal staat en waar iedereen elkaar kent. Je krijgt de ruimte om mee te denken, initiatief te nemen en je eigen accenten te leggen. Via opleidingen willen we je verder doen groeien in jouw job.

Daarbovenop voorzien we een marktconforme verloning aangevuld met extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, wagen, tankkaart, enz…